Privacy Policy

PRIVACYBELEID CROWNE PLAZA ANTWERPEN

INLEIDING

Bij Crowne Plaza Antwerpen hechten we veel belang aan persoonlijke privacy. Het is voor ons van het grootste belang dat alle verwerking van persoonsgegevens plaatsvindt met inachtneming van de privacy van het individu. Daarom doen we altijd ons best om ervoor te zorgen dat alle verwerking van persoonsgegevens plaatsvindt in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en andere toepasselijke wetgeving. Dit privacybeleid (het “Beleid”) is van toepassing op persoonsgegevens van gasten, klanten en leveranciers, evenals andere personen die mogelijk zijn geregistreerd in IT-systemen (zoals boekingssystemen), websites, apps, loyaliteitsprogramma’s of het equivalent daarvan, of persoonsgegevens die worden overgedragen door reisbureaus, andere boekingssites of vergelijkbaar.

 

WIE IS DE VERANTWOORDELIJKE?

Crowne Plaza Antwerpen

Holcro NV

G. Legrellelaan 10

2020 Antwerpen

België

BTW BE 0421.732.937 – RPR Antwerpen

info@cpantwerp.com

 

Crowne Plaza Antwerpen wordt geëxploiteerd door Holcro NV. Crowne Plaza is een merk van IHG. IHG verwerkt ook uw persoonsgegevens in het kader van uw verblijf bij ons. Voor meer informatie kunt u het privacybeleid en het cookiebeleid van IHG raadplegen op hun website.

 

Dit beleid heeft alleen betrekking op de activiteiten van Holcro NV.

 

HOE VERZAMELEN WE PERSOONSGEGEVENS?

Afhankelijk van de situatie verzamelen we informatie van u of van andere bronnen.

 

Van u

Als u contact met ons opneemt met betrekking tot een reservering of het maken van een hotelreservering, speciale eisen heeft voor uw bezoek of gebruikmaakt van een door ons aangeboden sociaal medium, verzamelen en verwerken we de informatie die u ons verstrekt. Dit kunnen gevoelige persoonsgegevens zijn, zoals informatie over allergieën.

 

Van andere bronnen

Als iemand een reservering voor u maakt, verwerken we dergelijke persoonsgegevens over u.

Daarnaast ontvangen we soms persoonsgegevens van derden (inclusief andere bedrijven binnen onze groep) waarmee we zaken doen of die leveranciers aan ons zijn.

Onder bepaalde omstandigheden verwerken we persoonsgegevens over u die afkomstig zijn van openbaar toegankelijke bronnen, zoals sociale media. Dit is bijvoorbeeld het geval wanneer u een recensie over ons hotel plaatst op een website.

In die gevallen waarin we persoonsgegevens over u verwerken die we ontvangen van andere bronnen dan uzelf, zullen we u informatie verstrekken in overeenstemming met de AVG (indien mogelijk).

VERSCHILLENDE SOORTEN VERWERKINGSACTIVITEITEN

 

Informatie over gasten

 

Soort persoonsgegevens

Contactgegevens (zoals uw naam, e-mailadres, telefoonnummer en adres), demografische informatie (zoals leeftijd, geslacht, leeftijd en taal), informatie over het verblijf van de gast (waarbij speciale categorieën van persoonsgegevens kunnen worden opgenomen, zoals informatie over allergieën), paspoortgegevens (die uw naam en adres, geboorteplaats en geboortedatum, nationaal identificatienummer, het nummer van uw paspoort of identiteitskaart en uw nationaliteit kunnen bevatten), loyaliteitsprogrammanummers, betalingsgegevens (zoals creditcardnummer), zakelijke informatie, informatie met betrekking tot de reservering, informatie (bijvoorbeeld feedback over onze hotels en diensten) die u aan ons verstrekt (bijvoorbeeld via klanttevredenheidsonderzoeken) of die u online plaatst.

 

Wettelijke grondslag voor de verwerking

Toestemming (indien we daarom hebben gevraagd en u deze heeft geaccepteerd), verwerking is noodzakelijk voor de uitvoering van een contract waarbij u partij bent of om stappen te ondernemen op uw verzoek om een contract aan te gaan (bijvoorbeeld met betrekking tot een reservering), of voor een wettelijke verplichting (bijvoorbeeld een wettelijke verplichting voor accommodatieaanbieders om hotelgasten te registreren). We kunnen ook gegevens verwerken op basis van onze legitieme belangen. We hebben bijvoorbeeld een legitiem belang om contact op te nemen met onze gasten om hen te vragen naar hun verblijf in ons hotel. Bij verwerking op basis van legitiem belang zullen we een evenwicht vinden tussen onze legitieme belangen en uw rechten en belangen.

 

Doel

U voorzien van de diensten en producten waarom u hebt gevraagd (bijvoorbeeld met betrekking tot een reservering), om onze diensten te evalueren en verbeteren, of om te voldoen aan onze wettelijke verplichtingen (bijvoorbeeld het registreren van hotelgasten).

 

Informatie met betrekking tot contactpersonen

 

Soort persoonsgegevens

Contactgegevens zoals naam, e-mailadres en telefoonnummer.

 

Wettelijke basis voor de verwerking

Wij verwerken uw persoonsgegevens op basis van onze contractuele relatie of onze legitieme belangen. Bij verwerking op basis van legitiem belang zullen we een afweging maken tussen ons legitieme belang en uw rechten en belangen.

 

Doel

Wij verwerken persoonsgegevens met als doel het beheer van de leveranciersrelatie, voor contacten met betrekking tot verschillende vragen, facturatie en marketing (indien van toepassing), of om op andere manieren met u en uw bedrijf te communiceren.

 

Sociale media

 

Soort persoonsgegevens

De persoonsgegevens die u aan ons verstrekt op een sociaal mediaplatform (bijvoorbeeld naam, e-mailadres en telefoonnummer).

 

Wettelijke basis voor de verwerking

Toestemming (indien wij daarom hebben gevraagd en u deze hebt geaccepteerd), of verwerking is noodzakelijk voor de uitvoering van een contract waarbij u partij bent of om stappen te ondernemen op uw verzoek om een contract aan te gaan (bijvoorbeeld met betrekking tot een reservering) of legitieme belangen. Bij verwerking op basis van legitiem belang zullen we een afweging maken tussen onze legitieme belangen en uw rechten en belangen.

 

Doel

Om u de gewenste diensten en producten te bieden, om onze diensten en producten te beheren en te marketen, en om met u te communiceren.

 

E-mail

 

Soort persoonsgegevens

Naam, e-mailadres, telefoonnummer en alle andere persoonsgegevens die u aan ons verstrekt via e-mail.

 

Wettelijke basis voor de verwerking

Toestemming (indien wij daarom hebben gevraagd en u deze hebt geaccepteerd), of verwerking is noodzakelijk voor de uitvoering van een contract waarbij u partij bent of om stappen te ondernemen op uw verzoek om een contract aan te gaan (bijvoorbeeld met betrekking tot een reservering) of legitieme belangen.

 

Doel

Om u de gewenste diensten en producten te bieden, om onze diensten en producten te beheren en te marketen, en om met u te communiceren.

 

Persoonsgegevens met betrekking tot kinderen

Voor zover wij weten, staan wij niet in contact met kinderen jonger dan 18 jaar of verzamelen wij geen persoonsgegevens van hen zonder relevante toestemming van een ouder of voogd. Als u van mening bent dat wij per ongeluk dergelijke informatie hebben verzameld, neem dan contact met ons op zodat wij snel ouderlijke toestemming kunnen verkrijgen of de informatie kunnen verwijderen.

 

Direct marketing

 

Soort persoonsgegevens

Naam en e-mailadres

 

Wettelijke basis voor de verwerking

Wij hebben een legitiem belang bij het sturen van marketinginformatie naar onze klanten. We kunnen uw persoonsgegevens gebruiken om met u te communiceren en u informatie te verstrekken (bijvoorbeeld evenementuitnodigingen, promoties, speciale aanbiedingen en andere informatie met betrekking tot marketingactiviteiten).

Als u hebt ingestemd met het ontvangen van marketing, kunt u op elk moment later beslissen om u af te melden. Bovendien heeft u het recht om op elk moment te voorkomen dat wij contact met u opnemen voor marketingdoeleinden, en u heeft te allen tijde het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van persoonsgegevens voor dergelijke marketingdoeleinden (zie hieronder voor meer informatie over uw mogelijkheden en rechten in verband hiermee). Verder kunt u ervoor kiezen om geen marketing te ontvangen door gebruik te maken van de links in de relevante communicatie.

 

Doel

Wij gebruiken uw persoonsgegevens om u op de hoogte te houden van onze diensten, evenementen en promoties.

 

Camera toezicht

Wij maken gebruik van cameratoezicht in bepaalde hotels. Cameratoezicht wordt beschouwd als bijzonder gevoelig vanuit privacy-oogpunt en het is van groot belang dat al het cameratoezicht plaatsvindt in overeenstemming met de relevante wetgeving die van tijd tot tijd van kracht is.

 

Soort persoonsgegevens

Camerabeelden

 

Wettelijke basis voor de verwerking

De camerabeelden worden verwerkt op basis van ons legitieme belang om ons hotel en onze gasten te beveiligen en te beschermen. Het betreden van een gebied waar een pictogram aangeeft dat cameratoezicht plaatsvindt, wordt beschouwd als voorafgaande toestemming volgens de Belgische camerawetgeving.

De camerabeelden worden verwerkt in overeenstemming met de camerawetgeving. Crowne Plaza Antwerpen heeft het cameratoezicht aangegeven door middel van een pictogram, het heeft de camera’s gemeld aan de bevoegde autoriteit en het heeft informatie opgenomen in een specifiek register.

Neem contact met ons op als u meer informatie wilt over ons cameratoezicht (zie contactgegevens hieronder).

 

Doel

Het beveiligen en beschermen van het hotel en haar gasten.

 

Profilering

 

Soort persoonsgegevens

Om u telkens wanneer u ons hotel bezoekt een premium service te kunnen bieden, kunnen we een profiel over u bijhouden, dat informatie kan bevatten over uw eerdere verblijven (zoals hoe vaak u ons hotel bezoekt, wanneer u voor het laatst ons hotel heeft bezocht, evenals financiële informatie over uw eerdere verblijven).

 

Wettelijke basis

Legitiem belang

 

Doel

Het bieden van een op maat gemaakte klantenservice.

DialogShift chat-applicatie op onze website

Onze website maakt gebruik van de chat-applicatie van DialogShift GmbH, Rheinsberger Str. 76/77, 10115 Berlijn.

 

Soort persoonsgegevens

Deze applicatie verwerkt en slaat gegevens op voor webanalyse, voor het bedienen van de chat-applicatie en voor het beantwoorden van vragen.

Voor de werking van de chatfunctie worden de chatteksten opgeslagen en wordt een cookie met een unieke ID ingesteld – dit wordt gebruikt om u als klant te herkennen.

Een cookie is een klein tekstbestand dat lokaal wordt opgeslagen in de cache op uw apparaat. Met behulp van dit cookie herkent onze applicatie het apparaat en kan het eerdere chatlogs ophalen. Dit cookie wordt opgeslagen gedurende 90 dagen sinds het laatste gebruik. U kunt het opslaan van cookies uitschakelen in uw browserinstellingen. Zonder het gebruik van cookies kan de chatfunctie echter niet worden uitgevoerd.

De mogelijke verstrekking van bijvoorbeeld naam, e-mailadres of telefoonnummer is vrijwillig en met toestemming om deze gegevens tijdelijk te gebruiken en op te slaan met als doel contact met u op te nemen tot het einde van het contact. Deze persoonsgegevens worden na 90 dagen verwijder.

 

DialogShift biedt op https://www.dialogshift.com/en/data-privacy verdere informatie over de verzameling en het gebruik van gegevens, evenals uw rechten en opties om uw privacy te beschermen.

 

Wettelijke basis voor de verwerking

De wettelijke basis voor gegevensverwerking is Artikel 6 (1) (f) van de AVG op basis van ons legitieme belang bij effectieve klantenondersteuning, statistische analyse van gebruikersgedrag en optimalisatie van onze aanbiedingen.

 

Doel

Het bieden van de diensten en producten die u wenst, het beheren en promoten van onze diensten en producten, en met u communiceren.

 

VERSCHILLENDE SOORTEN SYSTEMEN

Afhankelijk van de omstandigheden kunnen we persoonsgegevens verwerken in, of in verband met, onder andere de volgende soorten systemen:

Property management systeem, property operation systeem, personeelsregistratiesysteem, productiviteitssysteem, telefoonsysteem, boekhoudsysteem, kloksysteem, yield management systeem, revenue center systeem, communicatiesysteem, salarissysteem, creditcardsysteem, sleutelkaartsysteem, tv- en IT-infrastructuur (internet, enz.) en videosurveillance systeem.

 

WIE ZIJN DE ONTVANGERS OF CATEGORIEËN VAN ONTVANGERS DIE DE PERSOONSGEGEVENS ONTVANGEN?

Om u van dienst te kunnen zijn, kunnen we uw persoonlijke en anonieme gegevens delen met:

• de IHG Groep,
• andere bedrijven (inclusief bedrijven binnen de Pandox Groep), zoals leveranciers, aannemers en samenwerkingsbedrijven. Hun gebruik van informatie is beperkt tot deze doeleinden en onderhevig aan overeenkomsten die hen verplichten de informatie vertrouwelijk te houden. Onze leveranciers verzekeren dat ze redelijke maatregelen nemen om de gegevens die ze namens ons bewaren te beschermen, hoewel gegevensbeveiliging niet kan worden gegarandeerd,
• derde partijen die gegevensverwerkers zijn die diensten aan ons verlenen (bijvoorbeeld bedrijven die onze hotels exploiteren, ons ondersteunen bij marketingactiviteiten of IT-operaties),
• andere groepsmaatschappijen (bijvoorbeeld om reserveringen te vergemakkelijken),
• advocaten en adviseurs van de Pandox groep,
• relevante autoriteiten (bijvoorbeeld in het kader van onze verplichting om gasten te registreren),
• vertrouwde partners om u relevante advertentieaanbiedingen of diensten te bieden,
• analysediensten kunnen toegang krijgen tot anonieme gegevens (zoals uw IP-adres of apparaat-ID) om ons te helpen begrijpen hoe onze diensten worden gebruikt. Ze gebruiken deze gegevens uitsluitend namens ons. Ze delen deze gegevens niet, behalve in geaggregeerde vorm; er worden geen gegevens gedeeld over individuele gebruikers, en
• mogelijke kopers van het bedrijf; als (een deel van) ons bedrijf wordt verkocht aan een derde partij, kunnen uw gegevens worden gedeeld met de verkrijger.

 

WORDEN ER GEGEVENS OVERGEDRAGEN NAAR EEN DERDE LAND?

Als hoofdregel zullen we geen persoonsgegevens overdragen naar een derde land (dat wil zeggen een land buiten de EU/EEA). Het is mogelijk dat serviceproviders van Crowne Plaza Antwerpen uw gegevens buiten de EER verwerken. In dit opzicht streeft Crowne Plaza Antwerpen ernaar om een adequaat en voldoende beschermingsniveau voor uw gegevens te waarborgen (bijvoorbeeld door de standaardcontractuele clausules van de Europese Commissie – artikel 46 AVG – af te sluiten) of door andere passende waarborgen te treffen. Als u vragen heeft over de overdracht van uw persoonsgegevens buiten de EER of als u een kopie van de relevante documenten wilt ontvangen, kunt u een gedateerd en ondertekend verzoek sturen naar Crowne Plaza Antwerpen.

 

HOE LANG WORDEN DE PERSOONSGEGEVENS BEWAARD?

We zullen persoonsgegevens niet langer bewaren dan noodzakelijk is, rekening houdend met het doel van de betreffende verwerking. Onze verantwoordelijke managers zullen ervoor zorgen dat alle van toepassing zijnde routines met betrekking tot het verwijderen van persoonsgegevens worden nageleefd (let op dat bepaalde wetten vereisen dat bepaalde soorten informatie gedurende een bepaalde periode worden bewaard). Camera-opnamen worden in principe één maand bewaard.

 

WELKE RECHTEN HEEFT U ALS BETROKKENE?

U heeft het recht om toegang te krijgen tot uw gegevens, om uw persoonsgegevens te laten corrigeren, in bepaalde gevallen bezwaar te maken tegen de verwerking en te eisen dat de persoonsgegevens worden gewist, dat deze beperkt moeten worden (een markering dat de verwerking van de persoonsgegevens beperkt moet worden tot een bepaald doel) en dat deze aan u worden overgedragen in een IT-medium (gegevensportabiliteit).

Houd er echter rekening mee dat bepaalde persoonsgegevens noodzakelijk zijn om bepaalde verplichtingen na te komen, zoals betalingsinformatie, en daarom niet beperkt of gewist mogen worden voor dit doel.

U heeft ook het recht om uw toestemming in te trekken wanneer de verwerking is gebaseerd op toestemming. Indien dit het geval is, wordt dit vermeld als de juridische grondslag in de relevante secties.

Om uw rechten uit te oefenen op grond van de AVG, dient u uw verzoek in te dienen bij of contact op te nemen met Crowne Plaza Antwerpen (zie contactgegevens hieronder). Hieronder vindt u een meer gedetailleerde beschrijving van uw rechten als betrokkene, maar let op dat het uitoefenen van uw rechten onderworpen kan zijn aan uitzonderingen of voorwaarden. Houd er ook rekening mee dat uw gegevens ook door IHG kunnen worden verwerkt. Raadpleeg het privacybeleid van IHG om te achterhalen hoe u een verzoek kunt indienen bij IHG.

Recht op toegang

U heeft recht op toegang tot uw persoonsgegevens die wij over u verwerken. Als u van dit recht gebruik wilt maken, stuurt u ons een verzoek zoals hieronder uitgelegd.

Recht op rectificatie

Als betrokkene heeft u het recht om te eisen dat wij eventuele onjuiste persoonsgegevens over u corrigeren. Dit betekent ook dat u als betrokkene recht heeft op aanvulling van onvolledige persoonsgegevens, onder andere door het verstrekken van een aanvullende verklaring. Deze aanvulling heeft betrekking op persoonsgegevens die ontbreken en die relevant zijn in het kader van het doel van de verwerking van de gegevens.

Recht op gegevenswissing

U heeft het recht om contact met ons op te nemen en te verzoeken om uw persoonsgegevens te laten wissen. Persoonsgegevens moeten worden gewist in de volgende gevallen: Wij hebben het recht om het wissen te weigeren in bepaalde gevallen, onder andere om te voldoen aan een wettelijke verplichting.

Recht op beperking van verwerking

In bepaalde gevallen heeft u het recht om te eisen dat we de verwerking van uw persoonsgegevens beperken. Een beperking houdt in dat de gegevens worden gemarkeerd, zodat deze in de toekomst alleen voor bepaalde doeleinden mogen worden verwerkt. Het recht op beperking is van toepassing als u van mening bent dat de gegevens onjuist zijn en een correctie verzoekt. In deze gevallen kunt u een beperking van de verwerking aanvragen gedurende de periode waarin we de nauwkeurigheid van de gegevens onderzoeken.

Recht op gegevensoverdraagbaarheid

In bepaalde gevallen heeft u het recht om persoonsgegevens met betrekking tot u als betrokkene te ontvangen, die u aan ons heeft verstrekt, en het recht om deze gegevens over te dragen aan een andere verwerkingsverantwoordelijke. Dit recht is van toepassing op geautomatiseerde verwerking waarbij de verwerking van persoonsgegevens wordt ondersteund door uw toestemming als betrokkene, of om een overeenkomst met u uit te voeren, en dit geldt alleen voor de gegevens die u zelf heeft verstrekt.

Recht om bezwaar te maken

U heeft te allen tijde het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens door ons, indien de verwerking plaatsvindt op basis van een gerechtvaardigd belang. In dat geval mogen wij de persoonsgegevens niet langer verwerken, tenzij we dwingende gerechtvaardigde gronden voor de verwerking kunnen aantonen die zwaarder wegen dan uw belangen, rechten en vrijheden, of wanneer de verwerking plaatsvindt om een juridische claim vast te stellen, uit te oefenen of te verdedigen. Als persoonsgegevens worden verwerkt voor directmarketingdoeleinden, heeft u te allen tijde het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van persoonsgegevens die u betreffen voor dergelijke marketing, inclusief profilering voor zover dit verband houdt met dergelijke directmarketing.

Als we uw toestemming hebben gevraagd? kunt u deze altijd intrekken!

Onder bepaalde omstandigheden moeten we uw toestemming vragen om u diensten te kunnen verlenen en uw persoonsgegevens te verwerken. Na uw toestemming zullen we uw persoonsgegevens alleen verwerken voor de doeleinden die verband houden met dergelijke dienst, product of iets soortgelijks.

In de volgende gevallen kunnen wij onder andere uw toestemming vragen:

(i) Marketingactiviteiten;

(ii) In verband met de verwerking van gegevens van kinderen (waarbij we toestemming zullen verkrijgen van een ouder); (iii) If we process special categories of personal data (such as allergies);

(iii) Indien wij bijzondere categorieën persoonsgegevens verwerken (zoals allergieën);

(iv) Indien wij persoonsgegevens overdragen naar een derde land;

(v) Verwerking van persoonlijke voorkeuren met het oog op personalisatie.

Wanneer de verwerking is gebaseerd op toestemming, heeft u te allen tijde het recht om de toestemming in te trekken (zonder dat dit invloed heeft op de rechtmatigheid van de verwerking die is uitgevoerd op basis van de toestemming vóór de intrekking ervan). Als u uw toestemming wilt intrekken, verwijzen wij u naar dezelfde dienst, website of iets soortgelijks waar u toestemming heeft gegeven, of neem contact met ons op via het onderstaande adres of telefoonnummer.

U heeft altijd het recht om een klacht in te dienen bij de Belgische toezichthoudende autoriteit, de Gegevensbeschermingsautoriteit.

U kunt contact opnemen met de Gegevensbeschermingsautoriteit via contact@apd-gba.be of door naar de website te gaan: https://www.dataprotectionauthority.be.

Echter, in geval van vragen of bezwaren, verzoeken wij u eerst contact met ons op te nemen zodat we het probleem kunnen oplossen.

SECURITY MEASURES

We hebben passende technische en organisatorische maatregelen geïmplementeerd om een beveiligingsniveau te waarborgen dat in overeenstemming is met het risico van de relevante verwerkingsactiviteit (inclusief redelijke stappen om uw persoonlijk identificeerbare informatie te beveiligen tegen ongeoorloofde toegang of openbaarmaking). We versleutelen de overdracht van gegevens op pagina’s waar u betalingsinformatie verstrekt. Echter, geen enkele beveiligings- of versleutelingsmethode kan gegarandeerd bescherming bieden tegen hackers of menselijke fouten. Gebruik het internet altijd voorzichtig.

OVERIGE

U bent niet verplicht om ons enige informatie en persoonsgegevens over uzelf te verstrekken. In sommige gevallen kunnen we u echter geen van onze diensten of producten aanbieden als we uw persoonsgegevens niet mogen verwerken.

 

CONTACTGEGEVENS

Als u vragen of zorgen heeft over ons privacybeleid of onze verwerking van uw persoonsgegevens, neem dan contact met ons op:

Crowne Plaza Antwerpen
Holcro NV
Legrellelaan 10
2020 Antwerp
Belgium
+32 3 259 75 00
info@cpantwerp.com